Behandling av personuppgifter

Alicia Edelman förmedlar bostäder som definieras som fastigheter, tomträtter, bostadsrätter, andelsrätter och byggnader på ofri grund. Den här informationstexten beskriver hur Alicia Edelman behandlar dina personuppgifter och syftar till att beskriva hur vi samlar in, använder och gallrar personuppgifter.

Alicia Edelmans kontor, det vill säga de olika franchisebolagen, (”Alicia Edelman”, ”vi”, ”oss”, ”vår”) är gemensamt personuppgiftsansvariga för majoriteten av de behandlingar som här beskrivs. I de fall då franchisetagarna inte är gemensamt ansvariga för behandling av personuppgifter, är de i stället enskilt ansvariga.

Franchisetagarna delar ansvar för all behandling kopplad till försäljningsprocessen, spekulantregister och budgivning. Alicia Edelman Franchise AB ansvarar för behandlingen på webbplatsen, marknadsföring, systemförvaltning och kundundersökningar. Förfrågningar om rättigheter enligt GDPR hanteras centralt via [email protected].

Genom denna informationstext vill vi visa dig hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas med respekt och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Alicia Edelman förbehåller sig rätten att uppdatera eller ändra innehållet i denna informationstext från tid till annan.

Vem är personuppgiftsansvarig?

Alicia Edelman är gemensamt personuppgiftsansvariga för majoriteten av de behandlingar som framgår av denna integritetspolicy. En lista över våra kontor och kontaktuppgifter till dem finns här:  https://aliciaedelman.se/

Alicia Edelman har en gemensam mejladress dit du kan vända dig kring allt som avser behandling av personuppgifter: [email protected] 

Ändamål och den rättslig grund

Kontaktformulär och annat via aliciaedelman.se

Alicia Edelman samlar in personuppgifter för flera olika ändamål på webbplatsen;
aliciaedelman.se. har du möjlighet att fylla i formulär för exempelvis värdering av bostad, jobba med oss, bevakning av bostad, boka visningar, eller annan kontakt. Den rättsliga grunden för sådan behandling är vårt berättigade intresse.

Efter genomförd försäljning

Efter en genomförd försäljning kan vi komma att kontakta såväl köparen som säljaren för att genomföra en kundundersökning i syfte att ta reda på hur pass nöjda partnerna var med exempelvis mäklaren, budgivningen eller upplevelsen av försäljningen. Detta kan komma att utföras av tredje part som agerar vårt ombud och behandlar därav köparens och säljarens kontaktuppgifter (namn, e-post och telefonnummer). All behandling sker med vårt berättiga intresse som grund då vi vill veta hur vi kan förbättra våra tjänster.

Visning

Det är vanligt att spekulant anmäler sitt intresse för en bostad till mäklaren innan visning. Vid visning är det vanligt att mäklaren uppmanar att besökarna på visningen antecknar sig på en deltagarlista. Ändamålet är typiskt sett att mäklaren av säkerhetsskäl ska kunna ha kontroll över vilka personer som deltagit på visningen samt att kunna kontakta dig och andra personer för att efterhöra intresse för den visade bostaden. För att kunna förmedla information om antingen det aktuella objektet eller annat som vi tror skulle passa dig inom ramen för Alicia Edelmans affärsområde, kan dina personuppgifter komma att delas mellan våra olika kontor. Normalt sett samlar vi in namn, epost och telefonnummer från spekulanter till bostäder som ska visas. Behandlingen av dessa uppgifter grundas på ett berättigat intresse, eftersom uppdragsgivaren (säljaren) och vi har ett starkt intresse av att bostaden blir såld. Samma sak gäller för spekulantlistor som förs av säkerhetsskäl där säljaren har ett berättigat intresse av att veta vilka personer som besökt bostaden till exempel om skador uppstått under visningstillfället.

När du säljer

Vi behandlar dina personuppgifter när ett förmedlingsuppdrag upprättats mellan dig som säljare och oss. Detta kan inkludera kommunikation med dig, publicering av uppgifter och bilder om bostaden på aliciaedelman.se och eventuella samarbetspartners webbplatser, samt hantering av allt som har med en eventuell försäljning att göra. Den rättsliga grunden för denna typ av behandling är att behandlingen är nödvändig för att fullgöra de skyldigheter som åligger mäklaren enligt uppdragsavtalet och enligt fastighetsmäklarlagen. Tänk dock på att om personuppgifter behandlas om en annan person än den formella avtalsparten i uppdragsavtalet (till exempel sammanboende, som inte är delägare i bostaden) sker behandlingen av den andra personens personuppgifter inte med samma rättsliga grund. Den rättsliga grunden för sådan behandling är berättigat intresse.

Faktainsamling och marknadsföring av objekt

För att vi ska kunna förmedla ett objekt krävs att vi upprättar en objektsbeskrivning av den bostad som ska förmedlas. I samband med detta behöver vi samla in uppgifter om till exempel bostadsyta, olika typer av kostnader kopplade till bostaden samt all övrig information som är nödvändig för att på bästa möjliga sätt beskriva objektet. Eftersom uppgifter kopplade till bostaden i de flesta fall indirekt kan hänföras till en fysisk person, utgör uppgifterna personuppgifter. Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter i förhållande till faktainsamling och marknadsföring av objektet är fullgörandet av uppdragsavtalet.

När all fakta om bostaden samlats in och en objektsbeskrivning sammanställts kommer dessa uppgifter att publiceras i samband med marknadsföringen av objektet. Marknadsföringen sker typiskt sett genom ett antal olika kanaler, så som bland annat Meta, Booli, Hemnet (om separat avtal tecknats mellan Hemnet och uppdragsgivaren) eller på Alicia Edelmans gemensamma webbplats. Sådan publicering sker i första hand i syfte att fullgöra de skyldigheter som mäklaren och Alicia Edelman åläggs enligt uppdragsavtalet. Utöver vad som ryms inom uppdragsavtalet gällande publicering av uppgifter om objektet, har vi också ett berättigat intresse av att återpublicera eller på annat sätt använda oss av sammanställningen i syfte att marknadsföra Alicia Edelman. Detta innebär att information om objektet publiceras med stöd av två rättsliga grunder; fullgörande av uppdragsavtal och berättigat intresse.

Notera även att om personuppgifter som har behandlas för dessa syften, går att härleda till en som inte är avtalspart (till exempel sambo) så utgörs den rättsliga grunden av Alicia Edelmans berättigade intresse.

Budgivning

Om du deltar i en budgivning kommer dina personuppgifter att registreras och därmed behandlas, i samband med att du lämnar bud. Enligt fastighetsmäklarlagen ska varje budgivare registerföras i en anbudsförteckning, vilken senare ska tilldelas köparen vid tiden för avtalstecknande. Behandlingen är således nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse.

Vid eventuell uppsägning av förmedlingsuppdrag kan fastighetsmäklare överlämna förteckning över de spekulanter som visat intresse för objektet till säljaren samt eventuell fastighetsmäklare som tecknar nytt förmedlingsuppdrag avseende förmedlingen för att påvisa vilka spekulanter som anvisats av Alicia Edelman. 

Avtalstecknande och administration av köpet

När budgivningen är genomförd och en budgivare har övergått till att bli köpare sker avtalstecknandet mellan parterna (köpare och säljare). Behandling av säljarens personuppgifter sker med stöd av uppdragsavtalet och fastighetsmäklarlagen. Eftersom ett formellt avtal mellan oss och köpare inte finns, kan inte heller den rättsliga grunden för behandlingen av köparens personuppgifter vila på den rättsliga grunden fullgörande av avtal. Däremot har mäklaren enligt fastighetsmäklarlagen skyldigheter att tillvarata även köparens intresse, bland annat att hjälpa köparen att upprätta de handlingar som behövs för överlåtelsen. Personuppgifter om köpare behandlas därför vid avtalstecknande och administration av köp på grund av en rättslig förpliktelse.

När det gäller hantering av handpenning ingås ett avtal mellan köpare och säljare, som även undertecknas av mäklaren. Eftersom här finns ett avtal där en av våra mäklare är formell part, vilar behandlingen på den rättsliga grunden fullgörande av avtalet om handpenning. Personuppgifterna kommer för ovan nämnda ändamål att behandlas under köpprocessen och sedan sparas i upp till 10 år från att köpeavtalet har undertecknats i syfte att kunna försvara, göra gällande och utöva rättsliga anspråk i händelse av tvist eller klagomål.

Åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism

Fastighetsmäklare omfattas av lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättslagen) vilket innebär att fastighetsmäklare bland annat är skyldiga att genomföra kundkännedomskontroller. Detta gäller köpare såväl som säljare. Eftersom skyldigheten att genomföra dessa kontroller är lagstadgad, behandlas uppgifterna i syfte att fullgöra en rättslig förpliktelse.

Tillträde

Vid tillträdet kan vi behöva uppgifter om köparens och säljarens ekonomiska förhållanden bland annat för att kunna administrera betalningen av slutlikviden. Detta innebär att vi kan komma att behandla uppgifter om säljarens lån, pant och andra bankrelaterade uppgifter för att till exempel kunna administrera lösen av lån. De uppgifter om köparen som behöver behandlas är normalt köparens tilltänkta typ av finansiering och övrig information hänförlig till finansieringslösningen så som belopp, bankkontonummer, pant, och val av bank. Mäklaren är enligt fastighetsmäklarlagen skyldig att tillvarata köparens intressen, och behandlar därför även köparens personuppgifter vid tillträde mot bakgrund av en rättslig förpliktelse. Att behandla säljarnas uppgifter för detta ändamål är förenligt med såväl uppdragsavtalet som fastighetsmäklarlagen.

Framtida objekt och direktmarknadsföring

Spekulanter som anmält sitt intresse till en bostad har många gånger intresse av information om liknande bostäder som Alicia Edelman förmedlar. Det finns därför ett berättigat intresse för Alicia Edelman att föra ett spekulantregister för att kunna informera sådana personer (och andra personer som anmält intresse för en viss typ av bostad) om andra objekt vi förmedlar. Som service kan vi skapa en automatisk bevakning av liknande bostäder via mail eller sms som går ut med liknande bostäder. Lagringsperioden för personuppgifter som behandlas i marknadsföringssyfte varierar beroende på hur aktiv eller passiv relation vi har med spekulanten, men uppgifterna lagras aldrig längre än vad som är tillåtet. Värt att notera är att du alltid kan välja att avstå vår direktmarknadsföring genom att följa avregistreringslänken vid varje sådant meddelande.

Rekrytering

Behandling av dina personuppgifter i samband med rekrytering görs med Alicia Edelmans berättigade intresse i syfte att kunna ta emot och behandla ansökningar och utvärdera din lämplighet för den befattning du söker. Med ditt samtycke kan Alicia Edelman också utvärdera din lämplighet för framtida anställning. Vi behandlar även personuppgifter för att informera dig om lediga tjänster och utföra administrativa funktioner.

Personuppgifter i samband med rekrytering inhämtas i första hand från dig, men kan komma att kombineras med uppgifter inhämtade från andra källor, exempelvis social media för yrkesmässigt syfte och/eller dina referenspersoner.

Om vi väljer att anställa dig kommer dina personuppgifter att behandlas enligt Alicia Edelmans integritetspolicy för anställda.

Om Alicia Edelman väljer att inte anställa dig kommer dina personuppgifter att raderas så fort rekryteringsprocessen är över, dock med förbehåll för fall då vi inhämtat ditt samtycke i syfte att utvärdera lämplighet för framtida anställning. Med samtycke lagras uppgifterna i 12 månader efter avslutad rekryteringsprocess. Läs mer nedan om hur du återkallar ditt samtycke.

Personuppgifter inhämtade från andra källor än från dig själv

I vissa fall kan Alicia Edelman hämta dina kontaktuppgifter från allmänt tillgängliga källor såsom offentliga register, t.ex. statens personadressregister (SPAR), i syfte att erbjuda dig någon av våra tjänster. Sådana behandlingar görs med vårt berättigade intresse av att marknadsföra och sälja våra tjänster.

Till vem lämnar vi ut dina personuppgifter?

När vi kommunicerar med dig kan vi komma att erbjuda dig olika tjänster. Om du söker bostad kan vi exempelvis erbjuda dig att skapa ett användarkonto hos en av våra samarbetspartners för bostadsförmedling. Andra gånger kan vi komma att överlämna dina kontaktuppgifter och uppgifter om att du nyligen har köpt eller sålt genom Alicia Edelman till bolag inom energi- och besiktningsbranschen i syfte att erbjuda dig förmånliga tjänster i förhållande till den nya bostaden. Denna behandling innebär att dina uppgifter används i s.k. direktmarknadsföring via tredje part, som är en självständig personuppgiftsansvarig. 

Vi kan komma att använda din e-postadress i syfte att marknadsföra oss och våra produkter till andra potentiella kunder. Detta görs genom att överföra din e-postadress till exempelvis Meta, som i sin tur erbjuder en tjänst i vilken din e-postadress används för att identifiera nya potentiella kunder genom annonsering. Notera här att vi genom avtal har försäkrat att din e-post inte används för något annat än just detta. Denna behandling innebär att din e-postadress används för s.k. profilering, vilket innebär att Meta kan använda uppgiften för att hitta användare med liknande beteenden eller intressen.

Alicia Edelman är en organisation med franchisetagare i Sverige. I de fall som mäklare tillhörande olika franchisetagare, har behov av att dela uppgifter mellan varandra, kommer så också att göras i enlighet med det gemensamma personuppgiftsansvar som föreligger inom Alicia Edelman.

Överföring utanför EU/EES

Vid behov använder vi leverantörer utanför EU/EES. Dina personuppgifter skyddas då genom EU-godkända standardavtalsklausuler. Kontakta oss gärna för mer information om hur vi säkerställer skyddet av dina uppgifter.

Hur länge sparas personuppgifterna?

Utgångspunkten för hur länge vi sparar dina och andras personuppgifter är att vi inte sparar personuppgifter längre än vad vi behöver, antingen mot bakgrund av vårt eller annans berättigade intresse, fullgörande av avtal eller av lagstadgade skäl. Alicia Edelman arbetar kontinuerligt med att radera personuppgifter från system när uppgifterna inte längre behövs. Vi vidtar dessutom åtgärder för att begränsa åtkomsten till personuppgifter successivt efter att ett förmedlingsuppdrag avslutas.

Ändamålet med behandlingen är avgörande för hur länge uppgifter sparas, och under vissa omständigheter behöver vi spara uppgifter under en längre period.

Ovan har redogjorts för vilka kriterier som används för att avgöra lagringsperiod. Nedan finner du lagringsperiod för flertalet av de behandlingar som du kan komma att omfattas av.

• När det gäller marknadsföring behåller vi dina personuppgifter så länge vi har ett berättigat intresse för det, dock inte längre än ett (1) år efter senaste marknadsföringsåtgärd.

• Akter, bokföring och andra handlingar hänförliga till förmedlingsuppdraget lagras enligt fastighetsmäklarlagen i sju (7) år efter att förmedlingsuppdraget avslutas.

• Akter, bokföring och andra handlingar hänförliga till förmedlingsuppdraget lagras i tio (10) år med ett berättigat intresse av att kunna fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

• Åtgärder för att förhindra penningtvätt lagras i fem (5) år enligt lagen (2009:62) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Dina rättigheter gällande vår behandling av dina personuppgifter.

Rätt till tillgång (även kallat registerutdrag)

Alicia Edelman är öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter. Om du vill få klarhet i hur vi behandlar dina personuppgifter kan du begära att få ett så kallat registerutdrag med information om ändamål med behandling, kategorier av personuppgifter, kategorier av mottagare, lagringsperioder, information om vart informationen har samlats in ifrån och förekomsten av automatiserat beslutsfattande. Vänligen notera att de fall vi mottager en sådan begäran kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa en säker och effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person.

Rätt till rättelse

Du kan begära att dina personuppgifter rättas om du upptäcker att uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att tillägga eventuellt ofullständiga personuppgifter.

Rätt till radering

Du kan begära radering av de personuppgifter som vi behandlar om dig vid följande fall om:

• Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats.

• Du invänder mot en behandling som vi genomför med stöd av vårt berättigade intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.

• Du invänder mot behandling för direktmarknadsföringsändamål.

• Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt.

• Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse vi omfattas av.

• Personuppgifter har samlats in om omyndig (under 18 år) som du har föräldraansvaret för och

• Insamlandet har skett i samband med erbjudande av informationssamhällets tjänster (till exempel sociala medier).

Vänligen notera att vi inte kan radera uppgifter som vi måste lagra för att uppfylla en rättslig förpliktelse, exempelvis bokförings-, skatte- eller penningtvättslagstiftning. Det kan också̊ hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt till begränsning

Om du bestrider att personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver uppgifterna för att kontrollera om de är korrekta. Att radera uppgifter är en behandling av personuppgifter i lagens mening, och i de fall vi inte längre behöver dina personuppgifter, men du behöver dem/behöver att vi har kvar dem, för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk, då kan du begära att vi inte raderar dina uppgifter.

Om du invänder mot en behandling som stödjer sig på vårt eller någon annans berättigade intresse, kan du begära begränsad behandling under den tid vi behöver uppgifterna för att avgöra huruvida vårt, eller någon annans, berättigade intresse väger tyngre än ditt intresse av att få uppgifterna raderade.

Rätt till dataportabilitet

I de fall vi behandlar dina personuppgifter med stöd av antingen ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal, har du rätt att begära att få de uppgifter som rör dig och som du lämnat till oss, överförda till en annan personuppgiftsansvarig. En förutsättning för att denna dataportabilitet ska kunna bli aktuell är att överföringen är möjlig och kan ske automatiskt.

Rätten att göra invändningar

Om den rättsliga grunden för en behandling är baserad på vårt eller någon annans berättigade intresse, har du alltid rätt att invända mot behandlingen. För att vi ska få kunna fortsätta behandla personuppgifter mot bakgrund av ett berättigat intresse behöver vi kunna visa ett berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, fri-och rättigheter. Du har exempelvis alltid rätt att slippa direktmarknadsföring.

Du kan alltid återkalla ditt samtycke

Om en behandling av dina personuppgifter stödjer sig på ett samtycke kan du när som helst kan återkalla ditt samtycke. Återkallandet av samtycket kommer inte påverka lagligheten av behandlingen av de personuppgifter som grundar sig på detta samtycke innan detta återkallas. Detta gör du genom att kontakta oss per telefon eller e-post.

Rätt att inge klagomål

Integritetsmyndigheten (IMY) är den tillsynsmyndighet som är berättigad att utöva tillsyn och att administrera dataskyddsrättsliga ärenden i Sverige. Om du vill lämna klagomål avseende hur vi behandlar dina personuppgifter, kan du vända dig till Integritetsmyndigheten (IMY) på; imy.se

Personuppgiftsbehandlingar som Alicia Edelman ansvarar för

Notera att förteckningen kan komma att uppdateras eller ändras från tid till annan.

Uppdragsgivare (säljare)

forts. Uppdragsgivare (säljare)

Potentiell säljare/uppdragsgivare

Spekulant

Köpare

forts. Köpare